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齐鲁律师王青

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公司文档管理制度  

2012-12-03 22:13:07|  分类: 公司法类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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公司文档管理制度

第一章 总则

第一条 为使****物资有限公司在法律纠纷中更好地维护自身利益、争取最大优势,特设立本项制度以规范公司在日常经营中具有法律意义的文档、凭证的存留。

第二条 本制度在公司已有文件管理制度上建立,基本原则上不与已有制度冲突,若具体条款在法律问题与其他制度上有不符之处,以本制度为准。

第三条 若无特别指出,下文中皆称“****物资有限公司”为“公司”,称“具有法律意义的文档、凭证”为“文档”。

第二章 人员设置

第四条 公司需设有专门人员负责文档的收集、整理、归档、保存。

第五条 公司其他工作人员有义务协助文档管理人员的文档收集工作。

第三章 管理对象

第六条 本制度的管理对象为具有法律意义的文档、凭证。

第七条 本制度所管理的文档、凭证内容所涉包括:

(一)本公司所签合同及合同相关收据、汇款单据、发票等单据资料;

(二)本公司对内对外财务往来中的票据、存根等资料;

(三)本公司主营业务在对外洽谈、合作、纠纷过程中的重要信息记录。

(四)本公司在内部管理中形成的文件文稿、会议纪要等;

(五)本公司对外发出的通知、催告、邀约等文件、资料、凭证;

第八条 本制度所管理的文档、凭证的存留包括以下几种形式:

(一)纸质文档文件,包括材料原件、复印件,文字资料打印版;

(二)电子文档文件,包括电子邮件及附件、文字文件、图片文件、音频视频文件、聊天记录、网页截图等。

第四章 管理要求

第九条 存档管理

(一)常规文件由各个部门收集,在文档管理专员核对确认后,整理归档;各项目文件资料由各项目组成员负责收集整理,由文档管理专员核对确认后,归档。

(二)电子文档的存档管理。无论公司或是部门所有电子文档在储存时不得将工作资料的目录存放在桌面上。具体内容根据级别分设各级目录。

(三)对于涉及公司机密的文档文件须特殊保护备份交由主管部门保管。

第十条 借阅管理

(一)电子文档借阅

1、公司领导层有权随时调阅任何电子文档。

2、除非得到公司领导层批准,其他管理人员和个人无权调阅机密和重要的电子文档。

3、项目阶段性工作完成后,其电子文档按管理要求转存至公司的服务器。若项目进行中需要调阅,必须事先申请,得到批准后方可进行调阅。但借阅中严禁拷贝。

(二)文本资料借阅

1、任何人借阅公司机密和重要的文本资料,须进行借阅登记。

2、文本资料的借阅实行“当日归还制度”即当日借阅当日归还,若因工作需要第二天仍要借阅的,应重新办理借阅手续。

3、非经允许任何人不得私自复印借阅的文本资料,一经发现证实将依《员工手册》的规定严肃处理。

第十一条 移交管理

(一)电子文档的移交

1、因工作变动或离职时,只要使用电脑工作的员工都必须向公司指定的接收人进行电子文档的移交。

2、移交前不得拷贝、删除任何资料,并且必须事先提交电子文档清单目录,以准确和清晰的完成交接。

3、移交工作完成后,须在《离职人员交接清单》上注明。并由接收人签字认可。

4、凡发现有无法打开的重要文档,公司将视文档之重要性酌情进行扣款处理

(二)文本资料的移交

1、因工作变动或离职时,凡手中有工作文本资料的,必须向公司或部门指定的接收人进行文本资料的交接。

2、移交前应事先提交清单目录,按清单目录进行交接。移交后必须经部门负责人和接收人签字确认。

3、凡承担机密和重要资料保管的工作人员不能完整移交工作资料的,也将依据《员工手册》的规定进行处罚。

第十二条 销毁管理

(一)电子文档的销毁

1、储存在公司服务器上的机密及重要的电子文档超过时效期由管理人员编制销毁目录,经批准后在公司授权的管理人员的监督下进行删除。

2、储存在部门电脑和个人工作电脑上的机密和重要电子文档不得自行删除,超过保存期限的经申请批准后,在专人监督下进行删除。

3、有用资料可在光盘备份的前提下,每月由部门进行删除。

(二)文本资料的销毁

1、机要资料超过规定的保存期限由管理人员编制销毁目录,经报批后进行销毁在公司指定的专人监督下进行销毁。

2、一般资料超过规定的保存期限编制销毁目录。经向总经理申请批准后,在专人监督下进行销毁。

第五章 责任制度

第十三条 在文档资料移交归档之后,文档管理专员对文档的完整性、真实性负有连带责任。

第十四条 在文档资料移交归档之前,文档的真实性、完整性受损时,时负责人对此负有连带责任。

第十五条 在文档资料借阅期间,在借阅人员身份核实无疑无误的情况下,文档借阅人员对文档真实性、完整性负责;若借阅人员身份核实存在疏漏,则文档管理专员与借阅人员对此共同承担责任。

第十六条 本制度于公布日开始施行。

2012年9月7日

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